In Zeiten der Digitalisierung und Globalisierung tritt bei all den Aufgaben, die sich ständig mehren und verändern, unmittelbar die Frage in den Vordergrund, wie wir effizienter und schneller arbeiten können. Ein Ansatz hierzu ist das Zeitmanagement. Doch was bedeutet das eigentlich genau und wie können wir das in unseren Arbeitsalltag integrieren?

Bei der Recherche für diesen Artikel bin ich auf zahlreiche Methoden und Theorien gestoßen, anhand derer man sich selber und seine Zeit besser managen kann. Von „Sofort mehr Zeit – sofort weniger Stress“ über „Die Aufschieberitis bekämpfen“ bis hin zu den 3-18 besten Zeitmanagement-Tipps bietet einem die Google-Suche alles was das Herz begehrt.  Bis auf diese kleine Kleinigkeit, die ich persönlich allen anderen Ergebnissen vorziehe: eine klare, kompakte Antwort auf meine anfängliche Frage.

Die Methoden im Selbsttest

Aber schauen wir uns doch mal die empfohlenen Methoden an.

Die Erste, auf die ich stieß, war die Eisenhower Regel, auch als 4 Quadranten Methode bekannt. Hier priorisiert man seine Aufgaben in vier Kategorien. Aufgaben, die wichtig sind und schnell erledigt werden müssen, werden sofort erledigt. Für Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen, wird ein Termin gemacht, Aufgaben die unwichtig sind und zeitnah erledigt werden müssen, werden abgegeben und Solche, die unwichtig und nicht dringlich sind, werden auf einen Ablagestapel gelegt bzw. abgelehnt.

Also schnappe ich mir meinen Block mit allen Aufgaben, Infos und To-Do-Listen, die ich im Laufe meines Praktikums angesammelt habe und beginne zu sortieren. Erste Aufgabe: Artikel für den Blog schreiben. Da bin ich dran. Zweite Aufgabe: Active Sourcing. Die Aufgabe beschäftigt mich über die komplette Zeit meines Praktikums, aber zumindest kann ich mir hierfür für heute einen Termin einstellen. Für die restlichen fünf Aufgaben stelle ich mir keinen Termin ein, denn sie sind nicht so super wichtig und auch nicht zeitnah zu erledigen. Die müsste ich demnach abgeben oder ablehnen. Als Praktikantin bin ich aber schon diejenige an die delegiert wurde, das gestaltet sich also eher schwierig. Vielleicht funktioniert ja der nächste Ansatz besser.

Ein weiteres Ergebnis meiner Suche war die Pomodoro-Methode. Eine Methode, ähnlich der 60 60 10-Methode oder der Halbzeitmethode. Man stellt sich einen Wecker auf die Zeitspanne seiner Wahl – bei der Pomodoro-Methode meist auf 25 Minuten – und arbeitet diese Zeit konzentriert durch. Im Anschluss gönnt man sich eine kleine Pause. Dann geht es über das gleiche Zeitintervall hinweg weiter. Dies bewirkt ein höheres Konzentrationsvermögen in der Arbeitsphase, sowie eine höhere Motivation, da man sich für die getane Arbeit mit einer Pause belohnt. Nette Idee, für Studenten und alle anderen Kaffeeliebhaber aber doch eher hinfällig, da Kaffeedurst und Hamsterblase automatisch zu häufigen kurzen Pausen führen.

Die dritte Methode, welche ich ausprobieren wollte, war das Erstellen einer Not-To-Do-Liste. Beim Erstellen der Selbigen kamen mir etliche andere Dinge in den Kopf, nur eher spärlich solche, die ich auf die Not-To-Do-Liste schreiben konnte. Beschreiben kann ich diesen Prozess nicht so ganz, deswegen habe ich sie einfach abfotografiert, schaut doch mal weiter unten. Wusstet ihr übrigens, dass das Wort googeln 2004 in den Duden aufgenommen wurde und eine Goodwillreise die Reise eines Politikers, einer einflussreichen Person o.Ä. ist, um freundschaftliche Beziehungen zu einem anderen Land herzustellen oder zu festigen? Irre spannend.

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Egal welche Methode, ich muss doch gestehen, dass ich mich hier nicht so ganz wiederfinde. Für Führungskräfte mag die 4-Quadranten-Methode eventuell ganz hilfreich sein, doch mich konnte sie in meiner Arbeit nicht wirklich unterstützen. Auch mit Zeitdieben, der Vermischung von Privat und Arbeitsleben oder zu großen Aufgaben habe ich als Praktikantin kaum Probleme, weswegen solche Strategien vielleicht in meiner späteren Laufbahn noch relevant werden. Momentan beanspruchen sie aber nicht viel Raum in meinem kleinen Arbeitskosmos. Eine Not-To-Do-Liste empfiehlt sich nur dann, wenn man auf der Suche nach Ablenkung ist – für diesen Artikel und zur Erweiterung meines Ordners mit lustigen Panda-giphys war sie recht hilfreich, doch ansonsten überlasse ich das Erstellen einer Solchen lieber Marc-Uwe Kling. Die Seinen sind zwar auch eher unnütz, doch wenigstens witzig und unterhaltsam.

Gegen Ende meiner Recherche bin ich auf ein Buch zum Thema Zeitmanagement gestoßen, welches im ersten Kapitel davon spricht wie wichtig es ist, sich die richtigen Ziele zu setzen. Das sei der Schlüssel, um erfolgreich zu arbeiten. Klingt doch gar nicht mal so schlecht. Und anhand des beiliegenden Selbsttests kann ich sogar direkt daran arbeiten, meine Zeitfresser zu identifizieren und aktiv etwas an meinem Verhalten zu ändern. Also gesetzt dem Fall ich finde die Zeit dafür. Vielleicht sollte ich es mal mit einer To-Do-Liste probieren 😉.