„Agilität“ und „Agile Teamarbeit“ sind aktuell einige der beliebtesten Buzz-Words der VUCA-Welt.
Immer wichtiger wird es doch, sich in der schwankungsintensiven, (volatility), unsicheren (uncertainty) Arbeitswelt, die aufgrund technischer Entwicklungen und größer werdenden Abhängigkeiten immer komplexer (complexity) wird, schnell an Veränderungen anpassen zu können. Zu guter Letzt schafft Agilität die Möglichkeit, mit den herrschenden Ambiguitäten (ambiguity) umzugehen und auf veränderte Rahmenbedingungen besser reagieren zu können.
„Top-Down Organisationen in der bisherigen Form haben sich als gut beim Verwalten von bestehendem Geschäft erwiesen, können aber auf schnelle Veränderungen oft nicht angemessen reagieren. Insofern lautet die Frage in der zunehmend dynamischen Arbeitswelt eigentlich gar nicht mehr, ob ein Unternehmen agiler werden muss, sondern wie es agiler werden kann.“
Doch was bedeutet „agil sein“ in der Arbeitswelt überhaupt? Wie können wir die veränderten Bedingungen und Anforderungen, die uns auch in der Arbeit mit unseren Kunden begegnen, vereinen und agile Teamarbeit sinnstiftend und gewinnbringend umsetzen?
Diese Fragen wollen wir im heutigen Artikel beantworten und einen Einblick geben, wie agile Teamarbeit bei Inreal aussieht.
Zuerst der Faktencheck – Was heißt agil?
Agil bedeutet im einfachen Sinne zunächst einmal das Gegenteil von träge, schwerfällig und unbeweglich. Übertragen auf die Teamarbeit versuchen agile Methoden, langfristige und dadurch langsame Planungen aufzubrechen und in kleinere Teilschritte aufzuteilen, um so offen für Veränderungen zu sein und schneller auf diese reagieren zu können.
Abläufe sollten dabei der Sache dienen und zum Ziel führen, übertriebenes Regelwerk und Bürokratie werden auf ein sinnvolles Maß reduziert. Dazu gehört ebenso, dass eindeutige Prioritäten gesetzt und diese in kurzen Abständen hinsichtlich Richtung und Ergebnisse überprüft werden. Offenes Feedback und schnelle Teilerfolge motivieren.
Bekannte agile Methoden welches auch außerhalb der IT zu größerer Beachtung gefunden hat, aber auch Scrum. Diese Methode hat sich in den vergangenen Jahren als Standard-Verfahren in der Softwareentwicklung etabliert.
Agiles Arbeiten braucht als Grundlage eine neue Organisation des Unternehmens:
„Agile Unternehmen verteilen die Verantwortung weg vom Management hin zu den Arbeitsteams. Die Teams übernehmen die Verantwortung für ihr eigenes Handeln. Das Management bekommt eine vollkommen andere Rolle. Aus Kontrolle und Anleitung wird Unterstützung und Ermutigung der Mitarbeiter“
Zur erfolgreichen Umsetzung bedarf es trotz aller Agilität aber auch Führung: Eindeutige Leitplanken und verbindliche Orientierungspunkte müssen klar kommuniziert werden. Genauso wichtig ist das Bewusstsein, dass jedes Team erst lernen und erfahren muss, was agiles Arbeiten eigentlich bedeutet. Die Kollegen sollten bei der Einführung im Prozess begleitet werden, um Stolpersteine rechtzeitig zu erkennen und eine effiziente Umsetzung in der Praxis schnell erreichen zu können.
Wie funktioniert agiles Arbeiten bei Inreal?
Um auch abteilungsübergreifend agil zusammen zu arbeiten, nutzen wir bei Inreal ein gemeinsames Projektmanagementtool, das durch eine Listen-, Board- und Zeitansicht besticht. Die Organisation von Tasks erfolgt somit ebenso nach dem genannten Kanban-Prinzip. Dazu kommt, dass pro Aufgabe eine Deadline für den jeweiligen Kollegen gesetzt werden kann. Subtasks sowie Checklisten können das jeweilige Aufgabenpaket spezifizieren. Durch diese Darstellung herrscht unternehmensübergreifend Übersicht darüber, welcher Kollege aktuell welche Themen bearbeitet, und wie der aktuelle Stand der jeweiligen Aufgaben ist.
Die Kollegen in der Entwicklung haben daraus selbstständig eine für sich passende agile Arbeitsmethode entwickelt, die an Kanban und Scrum angelehnt ist, aber aktuell genau auf Team- und Projektgröße angepasst wurde.
Hierzu werden wöchentliche Sprints mit Aufgaben gemeinsam von Team- und Abteilungsleiter festgelegt und diese montags mit der Mannschaft besprochen, sowie Aufgaben zugeteilt. Nun haben die Kollegen Zeit, sich mit ihren Tasks der Woche zu beschäftigen, um eine Einschätzung treffen zu können, ob der Sprint für sie nicht zu vollgepackt ist. In einem solchen Fall kann die Aufgabenverteilung im Team noch einmal umstrukturiert werden. Dienstag bis Donnerstag sind dann individuell genutzte Entwicklungstage. Der tägliche Austausch, um Probleme besprechen und mit Verzögerung umgehen zu können, findet morgens um 10:00 Uhr statt. Freitags präsentiert jeder Kollege seinen Wochenfortschritt dem gesamten Team.
Diese Herangehensweise funktioniert für alle zum aktuellen Zeitpunkt sehr gut. Viele Kollegen haben auf diese Art und Weise eine eigene agile Arbeitsweise entwickelt, die genau zu den aktuellen Bedürfnissen und Aufgaben passt. So werden die individuelle Leistung und persönliche Entwicklung gefördert, aber erfolgreiche Projektabschlüsse werden trotzdem gemeinsam gefeiert.
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