In Zeiten des Fachkräftemangels und der steigenden Mobilität von Arbeitnehmern reicht das Finden und Einstellen qualifizierter neuer Kollegen allein nicht mehr aus. Einer Studie des Human Capital Institutes zufolge denken 15% aller Eingestellten bereits am ersten Tag an Kündigung. Oftmals verlassen diese Betroffenen ihren neuen Arbeitgeber noch während ihrer Probezeit und dem Unternehmen entstehen neue Kosten durch die Vakanz der Stelle und durch eine Wiederholung der Recruiting-Maßnahmen. Um solche Probleme zu vermeiden, ist eine schnelle Integration des neu Eingestellten in das Unternehmen und seine neue Arbeitsumgebung vonnöten. Maßnahmen, die diese Eingliederung fördern, bezeichnet man als Onboarding.
Beim Onboarding spielen viele verschiedene Aspekte eine Rolle. Einerseits sind rein praktische Maßnahmen notwendig, die dem neuen Arbeitnehmer erlauben, sich möglichst schnell und unkompliziert in bestehende Arbeitsprozesse einzufügen und seine Expertise ideal in sein Umfeld einzubringen. In der oben zitierten Studie gaben 77% aller Befragten an, am ersten Tag ihres neuen Jobs früher gegangen zu sein, weil ihr neues Arbeitsumfeld noch nicht auf ihren Einsatz vorbereitet war. Es ist eine wichtige Aufgabe des Arbeitgebers bereits am ersten Tag alle notwendige Infrastruktur wie den eigenen Arbeitsplatz bereitzustellen.
Eine oftmals unterschätzte Rolle beim Onboarding spielt auch das soziale Umfeld innerhalb des Unternehmens. Nur wenn sich der neue Mitarbeiter in der Interaktion mit seinen Kollegen wohl fühlt, ist er auch in der Lage, sein Potenzial voll auszuschöpfen und glücklich im neuen Team.
Onboarding bei Inreal
Um den Einstieg neuer Kollegen bei uns so reibungslos wie möglich zu gestalten, haben wir einen vordefinierten Onboarding-Prozess aufgesetzt, der von mir als Personal, aber auch von der Fachabteilung und den Kollegen umgesetzt wird.
Dabei ist uns direkt nach Vertragsabschluss sehr wichtig, dass sich der neue Kollege als Mitglied im TeamInreal fühlt und möglichst schon vor Arbeitsbeginn, der ja öfters drei Monate in der Zukunft liegt, im zukünftigen Team ankommen und das Unternehmen besser kennenlernen kann. Dazu begrüßen wir zunächst alle neuen Kollegen durch einen Personal-Newsletter im Team und informieren so auch das gesamte Unternehmen über den Start der neuen Mitglieder. Bis zum Start ist es uns sehr wichtig, im Kontakt mit dem Kollegen zu stehen, ihn bei der Wohnungssuche zu unterstützen und ihn über Entwicklungen und Geschehnisse im Unternehmen informiert zu halten. Ebenso wird der neue Kollege zu allen Veranstaltungen wie Quartalsmeeting, Teamevent oder Sommerfest eingeladen und hat so die Möglichkeit – vor allem auch im informellen Rahmen – erste Kontakte zu knüpfen und direkte Kollegen kennenzulernen.
Um den ersten Tag und die erste Woche strukturiert vorzubereiten, orientieren wir uns an gemeinsam erarbeiteten Checklisten für die einzeln Fachabteilungen, sodass der (meist😉) reibungslosen Einarbeitung und auch einem gut eingerichteten Arbeitsplatz mit funktionierender Soft- und Hardware nichts im Wege steht. Am ersten Tag begrüßt den Kollegen dann eine Inreal-Welcome-Tasche mit wichtigen Informationen zu Inreal, den Kollegen sowie der obligatorischen Inreal-Tasse und T-Shirt. Ebenso begrüßen wir die neuen Mitglieder im Team an unserer Welcome-Wand im Unternehmen, wo jeder sich durch Polaroid und kurzen Steckbrief vorstellt.
Um den neuen Kollegen auch in das Miteinander bei Inreal einzuführen, planen wir im Vorfeld verschiedene Termine zu Produkt, Strategie und Organisation und lassen den Kollegen in andere Abteilungen reinschnuppern, um ihm so ein umfassendes Bild von Inreal zu geben und das Verstehen und die Einarbeitung in die Prozesse zu erleichtern.
Als Ansprechpartner und Bezugsperson während der Onboarding-Phase unterstützt ein Fachkollege den neuen Kollegen als sogenannter Inreal-Buddy. Hier handelt es sich nicht um den Fachvorgesetzen, sondern um einen direkten Kollegen, der bestenfalls sehr ähnliche Aufgaben und Bereiche innehat und mit Rat und Tat auch zu manch informellen Fragen wie – Welches Glas gehört dem Chef? Wie kann ich die drei Tobis unterscheiden und wieso heißen hier alle gleich? – zur Seite steht.
Weiter nehmen wir uns viel Zeit, um durch Feedbackgespräche die Einarbeitungsphase des neuen Teammitglied zu begleiten und kommen so in regelmäßigen Abständen zusammen, um immer wieder zu diesen gemeinsamen Punkten zu prüfen: Deckt sich die Erwartungshaltung beider Seiten? Kann Inreal im Onboarding-Prozess noch etwas besser machen? Fehlen dem Kollegen wichtige Informationen? Sind Ziele und Schritte für die ersten Wochen klar und der Kollege hat das Gefühl, gut im Unternehmen angekommen zu sein?
Dieser doch auch zeitintensive Prozess ist uns sehr wichtig, da wir eine enge Teamarbeit und ein Zusammengehörigkeitsgefühl nicht nur auf dem Papier pflegen, sondern auch weiterhin bei Inreal etablieren möchten. Und dazu gehört eben gerade auch die Aufnahme neuer Kollegen in das bestehende Miteinander und Teamgefüge.
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